“Wat heb je daar nou in je hand, een helm?”

“Ja klopt, ik ben met mijn Stromer.”

Ik stap net binnen bij een mediabedrijf in Amsterdam Zuidoost voor een inspiratiesessie over mobiliteit.

“Dat is toch zo’n ding dat 45 kilometer per uur gaat? Prachtig. Daar moeten wij ook iets mee. Maar nog even wachten op die nieuwe leaseregeling van volgend jaar.”

Steeds vaker hoor ik werkgevers over de nieuwe leaseregeling (of beter; bijtellingsregeling voor de fiets van de zaak). Ook aanbieders roeren zich. Zo zag ik laatst een bericht van een grote aanbieder van leasefietsen op mijn Linkedin voorbij komen:

Als werkgever bespaar je met de nieuwe bijtellingsregeling voor de leasefiets honderden euro’s per jaar en kost het de werknemers slechts een tientje per maand.”

Ik moet bekennen. Ook ik was gelijk enthousiast. Eindelijk staat de fiets op gelijke hoogte met de auto. Eindelijk verjaarsdagsfeestjes die niet over Audi’s en Golfjes GTI gaan, maar over de Stromer ST5, Riese Muller en de nieuwste e-bakfiets van Babboe.

Wat houdt die bijtellingsregeling voor de leasefiets ook alweer in?

We schreven er vorig jaar al over. Kort gezegd kun je vanaf 2020 net zo eenvoudig een fiets leasen als een auto. Als je nu zakelijk een fiets leaset, moet je het privénut van de leasefiets zelf bepalen. Dit doe je door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de waarde per kilometer. Het lastige daaraan is dat je de privékilometers moet bijhouden en je moet uitrekenen wat een privékilometer waard is. Dat wierp een drempel op voor het leasen van fietsen. Vanaf 2020 is dit geregeld met een bijtellingspercentage voor privégebruik, net als bij leaseauto’s. Het verschil met de auto is het bijtellingspercentage: 7 procent voor de leasefiets (8 procent of 22 procent voor de auto). Daarnaast zijn de leasebedragen natuurlijk een stuk lager.

Wat betekent die nieuwe bijtellingsregeling voor de leasefiets voor onze reiskostenvergoeding en ons fietsenplan?

Er zijn verschillende fiscale fietsregelingen waar je als werkgever gebruik van kunt maken. Het leasen van een fiets is daar één van en je vergoedingen en je fietsplan ook. Alleen de leaseregeling verandert. De andere regelingen blijven gelijk, ook hoe ze in verhouding staan tot elkaar.

Hieronder een kort overzicht van de huidige regelingen. Je kunt deze ook overslaan.

1. Vergoeding van gebruik
Je mag iedere werknemer onbelast een reiskostenvergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer voor alle woon-werk- én andere zakelijke reizen. Dit geldt dus óók voor de fietser en óók als deze binnen een straal van 10 kilometer van het bedrijf woont. Ook het zakelijke gebruik van ov-fietsen en andere deelfietsen mag je vergoeden.

2. Vergoeding van aanschaf en verstrekken van een fiets
Je mag zelf weten hoe duur de fiets is, welk bedrag je vergoedt of op welke manier je dit doet. De kosten van de fiets of de vergoeding is dan wel belastbaar loon. Of onbelast als je nog vrije ruimte over hebt in de werkkostenregeling (WKR). Een veelgebruikte optie is om een bruto/netto-voordeel te geven (veelal bekend als het fietsenplan). Minder bekend is dat je als werkgever een renteloze lening mag verstrekken aan je werknemer om een fiets aan te schaffen. Welke optie je ook kiest, deze is te combineren met een kilometervergoeding. Zo kun je een werknemer (een lening voor) een fiets terug laten betalen met iedere kilometer die hij/zij fietst.

3. Ter beschikking stellen
Tot slot kun je een fiets kopen of leasen en ter beschikking stellen aan je werknemer. Dit kan bijvoorbeeld in plaats van een leaseauto óf aanvullend daarop. Het verschil met de voorgaande regeling is dat je werknemer nu geen eigenaar wordt van de fiets én dat je niet tegelijkertijd een kilometervergoeding mag geven. Voor de goede orde: de nieuwe bijtellingsregeling voor de leasefiets valt dus onder deze laatste categorie. Op het loon van je werknemer wordt 7 procent van de waarde van de koop- of leasefiets bijgeteld.

Helder. Is dat alles?

Zo leuk dat je dat vraagt. Nee. Er zijn véél meer manieren om fietsen naar het werk aan te moedigen. Naast goede regelingen heb je natuurlijk ook uitstekende voorzieningen. Dat gaat verder dan een goede overdekte fietsenstalling. Vergeet ook de douches en lockers niet. Of de fietsenstalling voor bezoekers. En de werkgever die niets aan het toeval overlaat, biedt een (interne of externe) gedragsveranderingscampagne of een e-bikeprobeeractie.

Dat bedoelde ik niet. Zijn dit alle regelingen voor de fiets?

Ja. Hierboven staan alle fiscale fietsregelingen die de Belastingdienst onderscheidt. Je kunt dus – kort door de bocht – óf een vergoeding voor de gefietste kilometers geven én/óf je werknemer ondersteunen om zelf een fiets te kopen óf een fiets aan je werknemer ter beschikking stellen.

Is die bijtellingsregeling voor de leasefiets de grote ‘game changer’ voor de zakelijke fietser?

Tja. Daar heb ik me best het hoofd over gebroken. Is het ter beschikking stellen van een fiets (via leasen of zelf kopen) nou de slimste manier om je fietsende werknemer te ondersteunen? En wat betekent dit voor je werknemer?

Het financiële plaatje is afhankelijk van een aantal zaken. Wil je bijvoorbeeld leasen of kopen? Hoeveel fietst je werknemer, welk belastingtarief is van toepassing, hoe duur is de fiets en wat zijn je vergoedingen en andere regelingen?

Om hier toch meer gevoel bij te krijgen, heb ik een paar voorbeelden doorgerekend. Je kunt ook direct door naar de conclusies. Als je werknemer bent, kun je ook via een tool van de Fietsersbond berekenen wat voordeliger is voor je.

Eefje werkt 4 dagen in de week en woont op 12 kilometer van haar kantoor in Amstelveen. Voor haar dagelijkse woon-werkrit en zakelijke afspraken maakt ze gebruik van een Stromer speed pedelec (die fietsen die 45 km/uur kunnen). Ze gaat niet altijd met de speed pedelec, ook wel eens met de auto of het ov. Haar kilometerteller staat aan het einde van het jaar op 5.500 kilometer.

• Zakelijk leasen: haar werkgever leaset de Stromer met cataloguswaarde van 5.650 euro voor 1.666 euro per jaar (exclusief btw, inclusief verzekering, pech onderweg en onderhoud). Eefje betaalt in het hoogste belastingtarief 205 euro per jaar aan bijtelling en ontvangt geen reiskostenvergoeding voor de gemaakte fietskilometers.

• Reiskostenvergoeding: Eefjes werkgever geeft haar een belastingvrije kilometervergoeding van 19 cent per kilometer. Voor de fietskilometers komt dit neer op 1.045 euro. Eefje leaset de Stromer zelf voor 2.016 euro per jaar (inclusief btw).

Privé is het gebruikelijker om te kopen dan te leasen. Eefjes werkgever biedt haar bovendien een renteloze lening aan. In dat geval schat ik in dat Eefje 500 euro per jaar aan kosten heeft (inclusief verzekering, etc. en na aftrek van haar vergoeding). Dit bedrag kun je als werkgever nog verlagen door naast een reiskostenvergoeding (een deel van) de aankoop van de fiets te betalen.

Wat gebeurt er nu als we Eefje op een goedkopere e-bike zetten, zeg een Cortina van 1.400 euro? Naast een verschil in kosten verwacht ik ook een daling van het aantal fietskilometers. Ze zal dan vaker met de auto of het ov reizen. In dit rekenvoorbeeld ga ik uit van de helft, dus 2.750 kilometer per jaar.

Dus …

Wanneer we de leasefiets vergelijken met de reiskostenvergoeding is dit niet persé financieel gunstig voor jou als werkgever. Zeker niet als we het over de categorie ‘speed pedelec’ hebben. En bij goedkopere fietsen en e-bikes zijn je werknemers al snel voordeliger uit met een vergoeding.

Update februari 2020

We zijn er met onze fiscalist nog dieper ingedoken. En wat blijkt? Je kunt als werkgever kiezen om de regeling zo in te richten dat een medewerker het leasebedrag zelf betaalt. Dit bedrag haal je dan van het bruto-inkomen af en daarmee heeft je medewerker een bruto-netto-voordeel. Omdat de fiets niet het eigendom wordt van je medewerker (zoals bij het oude fietsplan), gaat dit voordeel niet ten koste van de vrije ruimte uit de werkkostenregeling (wkr). Op deze manier betaal je als werkgever niets aan de leasefiets van je medewerker. Sterker nog, je bespaart zelfs iets door een verlaging van de afdracht voor sociale lasten.

Maar …

Naast de financiële aspecten (wat is voordeliger?) spelen ook andere zaken een rol. Zo kun je de leasefiets ook aanbieden naast een leaseauto door deze op te nemen in het leasepakket en uit te ruilen tegen opties. Of een serieuze speed pedelec in plaats van een leaseauto voor die categorie leaserijders waarvan je eigenlijk vindt dat ze geen auto nodig hebben.

En wat doe je met de vergoeding voor ov- en autokilometers als iemand een zakelijke leasefiets krijgt? Bij een reiskostenvergoeding worden deze kilometers over het algemeen wel vergoed. Je mag deze kilometers ook vergoeden aan een werknemer die een leasefiets heeft maar dan moet de werknemer wel bijhouden én bewijzen dat die reizen niet met de leasefiets gemaakt zijn.

De keuzes die je hierin maakt, hangen ook af van de mate van flexibiliteit die je je medewerkers wilt bieden en hoe aantrekkelijk je wil zijn als werkgever.

En nu?

Beantwoord voor jezelf enkele vragen zoals: Wil je kosten besparen? Flexibiliteit bieden? Een aantrekkelijke werkgever zijn? Maak je daarin onderscheid tussen groepen medewerkers? Deze en andere vragen zijn erg bepalend of de leasefiets voor jouw bedrijf en voor jouw medewerkers een interessante optie is.

De fietsscan van 3pm checkt je fietsregelingen en -voorzieningen in verhouding tot je doelen en geeft je een advies.