Hoe maak je thuiswerkbeleid – en voorkom je gedoe met de fiscus en de Arbowet?

1
nov 2021

Hee, dat thuiswerkbeleid.

Dat is echt niet zo lastig hoor.

Er zitten een hoop verschillende aspecten aan zodat het lastig lijkt. Thuiswerkbeleid gaat namelijk over bureaustoelen, kantoorbezetting, vergoedingen voor koffie én forfaitaire reiskostenvergoedingen.

Ga zitten, dan leg ik het uit.

Wat houdt thuiswerkbeleid in?

Als thuiswerken structureel wordt, is het tijd voor thuiswerkbeleid. Daarin moet je een paar zaken regelen, afspreken en meteen ook maar vastleggen:

  1. Je moet zaken regelen op het gebied van arbeidsomstandigheden, de arbozaken.
  2. Je moet zaken regelen rond vergoedingen en regelingen, de fiscale zaken.
  3. Het is handig om een soort van huishoudelijk reglement op te stellen. Mag de kat in beeld tijdens de online meeting? Wil je een dresscode? Of mag jullie CEO ook in haar hoody Zoomen?
  4. En tenslotte moet je logistieke zaken regelen. Wie komt hoe vaak en wanneer naar kantoor?

Op het arbo- en fiscale deel ga ik nog wat dieper in.

Wat moet ik op arbogebied regelen in mijn thuiswerkbeleid?

Je hebt je te houden aan de Arbeidsomstandighedenwet. Volgens die wet moet iedere werkgever onderzoeken of het werk gevaarlijk kan zijn voor de gezondheid van de werknemers. Dat onderzoek is de zogenaamde risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Je moet die RI&E herhalen als werkomstandigheden veranderen. De overgang naar structureel thuiswerken is zo’n verandering, want aan beeldschermwerk thuis, zitten risico’s.

Een verplicht onderdeel van de RI&E is het Plan van Aanpak. Daarin beschrijf je hoe je risico’s beperkt en welke maatregelen je neemt. Net zoals op kantoor moeten werknemers een goede werkplek hebben. Dus mogelijke maatregelen zijn een goede bureaustoel, een laptopstandaard en een toetsenbord. Ook het mentale welzijn van je medewerkers moet je meenemen. Bijvoorbeeld hoe en waar ze informatie en ondersteuning kunnen krijgen.

Het fiscale deel: wat mag ik vergoeden?

Online circuleert het verhaal dat je een onbelaste vergoeding van € 1815 mag geven voor een thuiswerkplek. Dát klopt dus niet! De werkkostenregeling bepaalt wat wél mag. Mocht je het niet meer weten, in onderstaand kader staat wat de werkkostenregeling ook alweer inhoudt.

Stel: je bent werkgever en je wilt iets extra’s geven aan je medewerkers. Een kerstpakket bijvoorbeeld, of een bureaustoel, of een fiets. Dan krijg je te maken met de werkkostenregeling. De werkkostenregeling zegt dat je niet onbeperkt extra’s mag geven. De grens ligt bij 1,18% van het totaal aan salarissen dat je betaalt, ofwel de fiscale loonsom. Voor de eerste € 400.000 is dit percentage tijdelijk opgehoogd naar 3%. Die 1,18 of 3% noemen we de vrije ruimte. Kom je boven de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever over dat extra bedrag 80% belasting.
Er zijn prettige uitzonderingen. De wetgever heeft een aantal extra’s op nul gewaardeerd of vrijgesteld. Die gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Je mag ze onbelast aan je mensen geven. Voorbeelden van zulke nihilwaarderingen zijn de smartphone, de laptop (als het zakelijk gebruik 90% of meer is), het OV-abonnement en kilometervergoedingen tot € 0,19. Ook het rentevoordeel van de personeelslening valt onder de nihilwaarderingen, mits je werknemer er een fiets mee koopt.

Volgens de Belastingdienst mag je onbelast arbovoorzieningen in de werkruimte thuis vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als:

  • die arbovoorzieningen in je Plan van aanpak staan,
  • de werknemer die voorzieningen gebruikt in de werkruimte,
  • de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt,
  • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet qua ergonomie en verlichting.

Dus als uit je RI&E blijkt dat het werk dat je medewerkers doen risicovol is en dat je medewerkers dit werk nu structureel thuis doen. Als in je Plan van aanpak staat dat ze voor hun werk een goede bureaustoel, lamp en laptopsteun nodig hebben, dan mag je deze spullen onbelast vergoeden of geven. Met je arbobeleid beschrijf je de fiscale mogelijkheden rond thuiswerken. Met je arbobeleid maak je een strookje fietspad sneeuwvrij. Binnen dat strookje liggen je fiscale mogelijkheden.

Dus geen belastingvrije vergoeding voor koffie en wc-papier?

Het Nibud heeft uitgerekend wat de extra kosten zijn voor een thuiswerkende medewerker. Ze kwamen uit op 2 euro per dag. Naast gas, water en elektra, zitten daar ook de kosten van koffie en wc-papier bij. Dat zijn géén arbovoorzieningen, ze staan niet in je Plan van aanpak en zijn dus niet vrijgesteld. Dat verandert in 2022. Het kabinet heeft naar het Nibud geluisterd en biedt vanaf 2022 de mogelijkheid om belastingvrij maximaal 2 euro per dag aan thuiswerkvergoeding te verstrekken.

Ennuh, zijn er nog subsidiemogelijkheden?

In Overijssel kun je gesubsidieerd hulp krijgen bij het uitwerken van je thuiswerkbeleid. Ook het Kabinet komt binnenkort met maatregelen om thuiswerken te stimuleren en stelt daarvoor 5 miljoen euro beschikbaar. Als daar meer nieuws over is, zetten we het in dit blog.

En hoe zit het dan met de reiskostenvergoeding?

Thuiswerken en reiskostenvergoeding, daar zit iets tegenstrijdigs in. Ik bedoel, een vergoeding krijgen voor iets waar je mee gestopt bent. Dat is zoiets als rente krijgen voor rood staan.

Op dit moment doet de fiscus niet moeilijk. Dus krijgen je werknemers een vaste reiskostenvergoeding, maar werken zij vanwege het coronavirus thuis? Dan hoef je die vaste vergoeding niet aan te passen. In ieder geval tot 1 januari 2022. Voorwaarde is wel dat je deze vaste vergoeding ook vóór 13 maart 2020 al verstrekte.

Wat doen we als we weer naar kantoor mogen?

Zijn we het thuiswerken dan zo zat dat we met z’n allen weer naar kantoor vluchten? Of smaakte thuiswerken naar meer?

Het is sowieso slim om te bedenken wat je na 1 januari doet met je reiskostenvergoeding. En als thuiswerken bij jou een blijvertje is, dan is het zaak om je thuiswerkbeleid aan te sluiten bij je mobiliteitsbeleid. Zo mag je medewerkers die straks 2 van de 5 dagen structureel thuiswerken, nog steeds een vaste (forfaitaire) reiskostenvergoeding geven. Hou je niet van forfaitair en wil je echt flexibel werk- en reisbeleid? Lees dan het blog dat collega Tobias daar eerder over schreef.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogupdate

Blijf automatisch op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van reizen van, naar en voor het werk.
MELD JE AAN